понедељак, 27. мај 2013.

Интеграцијом против дезинтеграције

Критична фаза у развоју пословања, о било којој делатности да је реч, јесте моменат у коме посла почиње да буде све више, а дан и даље траје само 24 сата.

Уколико нисте спремни, тј. уколико немате већ припремљене процесе, ова метаморфоза може да буде болна.


Симпатична скица пословног циклуса
Поред основних алата, шта вам је ЈОШ потребно, у било којој фази да се налазите?

1. Вођење евиденције пројеката / појединачних послова у оквиру сваког пројекта, као и сарадника/одговорних особа за обављање сваког посла или његовог дела (уз праћење временских оквира/рокова)
2. Вођење евиденције клијената
3. Вођење евиденције уговорених цена
4. Евиденција потраживања од клијената (уз праћење наплате, слање опомена и сл.)
5. Евиденција обавеза према сарадницима

У оквиру сваке од горе наведених тачака, налази се и одређен број подтачака. Наравно, реч је о управљању пројектима и о интегрисању различитих аспеката пословања. Тиме не само да се штеди време, већ и енергија, а процесе је далеко лакше пратити и имати стални увид у тренутно стање ваше организације (било да сте самостални консултант или водите компанију). О смањењу ризика од људске грешке и могућности да заборавите да евидентирате неки од послова или обавеза да и не говоримо.

Да бисте свој посао подигли на виши ниво, на располагању вам је више алата - од бесплатних, преко оних који се плаћају на месечном нивоу (тзв. услужног софтвера - енг. Software as a Service или скраћено: SaaS), па до софтвера који плаћате једнократно и инсталирате локално на свом рачунару.

Бесплатни алати за управљање пројектима

Заобићи ћу Ексел - који наравно представља неопходност на самом почетку и најмање што можете да урадите. Прећи ћу директно на језички терминал о коме сам већ једном писао.

Наиме, компанија Килгреј је на својој страници на LinkedIn-у најавила нову верзију програма memoQ translator pro и сервера memoQ - који ће носити ознаку 2013. По овоме изгледа да почињу да прате тренд SDL-а (додавање године лансирања производа у јавност). Једна од новина односи се и на језички терминал - Language Terminal. Уколико се региструјете на овом порталу (регистрација је бесплатна и не морате бити корисник њиховог софтвера), можете да уживате у 1 GB серверског простора у облаку, могућности да размењујете "лаке" преводилачке ресурсе са другима (посебно подешене конфигурације за вршење контроле квалитета, правила за аутоматско превођење и сл.), а оно што је на мене оставило посебан утисак је и могућност коришћења (за сада делимично ограничене) функционалности управљања пројектима.

Почетна страна језичког терминала
Потребно је време да бисте креирали свој профил, унели податке о фирми/личне податке, податке о клијентима, итд, али све то можете радити и у ходу. У наставку је приказан прозор за креирање новог пројекта:

Креирање новог пројекта
Када притиснете дугме Креирај нови пројекат појављује се следећи прозорчић. Потребно је да извршите анализу документа (број страна/речи) и да унесете цену.


Након што сте документ за анализу (у формату .txt или .csv) учитали у оквиру опције Анализа и цене, односно ручно унели, можете да кликнете на опцију за слање понуде клијенту. Унесите име клијента и адресу е-поште. Документ који ће добити изгледа овако:


Једноставне опције за управљање пројектом из главног менија подразумевају да штиклирате одговарајуће поље како бисте означили да ли је клијент прихватио понуду, да ли сте завршили рад на пројекту, да ли сте га испоручили клијенту, да ли сте добили потврду о пријему од клијента. Након ових корака, следи учитавање фактуре - штета што не постоји опција креирања фактуре на основу већ креираног пројекта. То би заправо била права помоћ. Вероватно ће у скорој будућности и ова функционалност бити доступна.

Историјат промена
Неки од преводилаца су забринути за безбедност података система у облаку и нису вољни да податке о својим клијентима и пројектима чувају на серверу у облаку. Компанија Килгреј је свесна постојања потенцијалних безбедносних проблема, али без обзира на исте, верује да је језички терминал једно од средстава које корисницима може да пружи додатну вредност. Безбедност на језичком терминалу је слична оној коју пружа и Dropbox, а компанија ради и на интеграцији Dropbox-а , Skydrive-а и сл. са својим терминалом како би се квота од 1 GB бесплатног простора на интернету коју вам терминал нуди повећала. Поред тога, ништа од материјала које имате се не учитава по аутоматизму на језички терминал - ви бирате оно што ћете тамо складиштити.

TO3000 - Одличан софтвер за књиговодство и управљање пројектима за хонорарне преводиоце

Овај програм користим већ више од три године. На почетку ми је био идеално решење јер сам успео да на једном месту објединим све оно што ми је у том моменту било потребно: евиденцију пројеката и послова, клијената, понуда, фактура, плаћања, прављења извештаја по жељеним критеријумима (нпр. највећих 5 клијената, промет по месецима, и сл.), као и распоред текућих пројеката. Опција има таман колико је довољно за једног хонорарног преводиоца који ради само за себе и не ангажује екстерне ресурсе.

У сваком случају, иако сам овај софтвер превазишао на неки начин јер свакодневно радим са више преводилаца и лектора, и даље га редовно користим - ограничења су још увек подношљива. Шта му фали? У мом случају, могућност праћења ангажмана екстерних ресурса по пројектима, односно појединачним пословима. Компанија AIT, која је развила овај софтвер, таквим корисницима нуди корпоративно решење - Projetex.

Кратак приказ софтвера

Када покренете програм, појављује се следећа почетна страница:


Екран је прегледан, а подељен је у два главна поља - лево (жућкасто) у коме је дат преглед клијената које сте унели у базу и десно, у коме су таксативно наведени подаци конкретног клијента кога сте означили курсором у левој, жутој колони.

Вертикална трака са леве стране (уоквирена црвеном бојом) садржи неке од опција које су вам на располагању (можете им приступити и из падајућих менија): клијенти, цене, понуде, послови, фактуре, плаћања, салдо, фасцикле, преглед текућих пројеката, расходи...

Хоризонтална трака у горњем делу (уоквирена црвеном бојом), садржи горе наведене картице конкретног клијента.

Претпоставимо да сте већ креирали клијенте (или клијента) са којим радите (то можете учинити путем опције New Client -> Quick Creation, односно New Client Wizard. Оно што је битно напоменути је да приликом креирања новог клијента не морате одмах попунити сва поља за истог (често то време не дозвољава). Оставите то за касније. Једино је битно унети бар један контакт (особу за контакт) да бисте могли да креирате понуде, односно пројекте.

За потребе демонстрације софтвера, замислите да сте добили упит за услуге превођења путем е-поште или се пријављујете на позив за достављање понуда за услуге превођења код клијента Bel Translations.

У наставку је приказан један уобичајени радни циклус за хонорарног преводиоца.

У оквиру картице Quotes за клијента Bel Translations, одаберите опцију New Quote:

Креирање понуде

У оквиру већ отворене картице Client Jobs (коју ћете иначе највише и користити - лично ове остале не користим), кликните на дугме New и одаберите врсту услуге за коју правите понуду. У нашем случају, то је превод 3 стране текста уговора о заступању по цени од 2000 динара по јединици:


У прозору који ће вам се појавити након што кликнете на ОК, унесите менаџера пројекта клијента (један од контаката које сте креирали за клијента), назив понуде (Уговор о заступању) и рок за завршетак.


Када кликнете на дугме Apply, одаберите шаблон који желите да користите за своју понуду (ако сте тек купили програм, потребно је да прилагодите стандардне шаблоне - можете имати више различитих шаблона, а исте можете уређивати у опцији (Settings -> Personal Settings -> Templates -> Quotes).

Након неколико потврдних кликова, ваша понуда је спремна и изгледа нешто налик овој у наставку:


Пошаљите је (пожељно у формату ПДФ) и чекајте на позитиван одговор... који управо стиже!

Будући да смо већ унели неопходне податке о пројекту, потребно је да понуду сада конвертујемо у пројекат. То можете урадити кликом на дугме Create Project Based on Quote.



Појављује се следећи прозор:


Кликните на ОК.

Пројекат је креиран и можете му приступити преко картице Projects. Наш пројекат је означен зеленом бојом.


У оквиру пројекта, аутоматски је креиран и посао (послова у оквиру једног пројекта може бити више). Да бисте приступили пословима у оквиру једног пројекта, кликните на дати пројекат и идите на картицу Client Jobs.

Када сте завршили са преводом или било којом другом услугом, означите посао као готов (доњи део екрана уоквирен црвеном бојом). Такође, означите и пројекат као готов уколико су сви послови у оквиру њега завршени. У оквиру послова, можете унети и број налога (енг. PO, Purchase Order) од клијента, ако сте исти добили, или број референце, ако клијент не користи налоге.


Следеће што треба урадити, наравно, након слања документа клијенту, јесте испостављање рачуна, тј. фактуре. То можете једноставно урадити преко картице Invoices -> New -> Add Job to Invoice:


На следећем екрану можете одабрати да ли ћете понудити неки попуст, да ли ћете основну цену увећати за износ пореза (нпр. ПДВ-а) и сл. Кликните на иконицу у доњем десном углу (уоквирена црвеним квадратом) да бисте креирали фактуру и да бисте је отворили. Претворите је у ПДФ и пошаљите клијенту.

У оквиру картице Payments, можете унети плаћања од клијента (потребно је да уплату повежете са одговарајућом фактуром). 

Преглед текућих пројеката је корисна опција јер вам даје графички приказ вашег времена. Можете одабрати период за који сте заинтересовани и притиснути на дугме Apply. Приказ изгледа слично овоме:

Приказ текућих пројеката
Ово су само неке од функционалности програма. Бројне опције које су вам на располагању су нешто чиме врло лако можете овладати временом. 

Поред два горе наведена система за делимичну интеграцију процеса, на располагању су вам и многи други (о некима ћемо више говорити другом приликом): OTM, систем сертификован стандардом квалитета у области превођења DIN EN15038; затим, бесплатни корпоративни софтвер Project Open и његова верзија која се плаћа, а у врху листе (бар за мене) је и TeamworkPM (који омогућава интеграцију са софтвером за књиговодство Freshbooks и Basecamp) - листа се овде дефинитивно не завршава. На вама је да одаберете решење које најбоље одговара вашим тренутним потребама или потребама које предвиђате да ћете имати у скоријој будућности, како бисте спречили "дезинтеграцију" и колапс система.

Нема коментара:

Постави коментар